Η διευθύνουσα σύμβουλος που ορκίστηκε να «απολύσει όποιον δεν χρησιμοποιεί AI» παραδέχεται ότι η τεχνολογία δεν μπορεί να αντικαταστήσει την εκτελεστική της βοηθό καθώς ο ρόλος εξελίσσεται

Καθώς οι αριθμοί τους βρίσκονται ήδη σε πτώση, οι γραμματείς και οι διοικητικοί βοηθοί αντιμετωπίζουν μια άλλη αναδυόμενη απειλή: τα εργαλεία τεχνητής νοημοσύνης όπως το ChatGPT και το Claude, τα οποία μπορούν να φέρουν εις πέρας πτυχές του φόρτου εργασίας τους με ένα μόνο κλικ.

Τα δεδομένα πρόβλεψης απασχόλησης προσφέρουν μια απαισιόδοξη προοπτική για το επάγγελμα που κυριαρχείται από γυναίκες και το οποίο μπορεί να είναι ιδιαίτερα ευάλωτο στην αντικατάσταση θέσεων εργασίας λόγω της τεχνητής νοημοσύνης σε σύγκριση με το ευρύτερο εργατικό δυναμικό. Ωστόσο, ορισμένοι διοικητικοί υπάλληλοι αγκαλιάζουν την τεχνολογία — και μάλιστα τη χρησιμοποιούν ως εργαλείο για να προοδεύσουν.

Η Deanna Danger, 43 ετών, εργάζεται σε διοικητικό ρόλο από το 2003. Λέει ότι η προσαρμογή και η διατήρηση του προβάδισματος είναι βασικό μέρος του συνεχώς μεταβαλλόμενου ρόλου της, και η τεχνητή νοημοσύνη δεν αποτελεί εξαίρεση.

«Το μόνο που έχεις να κάνεις είναι να εξελίσσεσαι», λέει.

Η Danger ξεκίνησε να χρησιμοποιεί την τεχνητή νοημοσύνη επαγγελματικά το 2022, μαθαίνοντας μέσω πειραματισμού και συνεργασίας με συναδέλφους διοικητικούς υπαλλήλους. Σήμερα, δεν κρατάει πλέον σημειώσεις κατά τη διάρκεια των συσκέψεων — έχει ρυθμίσει το Copilot και το ChatGPT να το κάνουν για εκείνη. Αυτό την έχει ελευθερώσει ώστε να «συμμετέχει πραγματικά στις συσκέψεις, και όχι απλώς να ανησυχεί για το αν θα καταγράψω τα πάντα», λέει η Danger, εκτελεστική βοηθός του επικεφαλής πληροφορικής στο Πανεπιστήμιο Vanderbilt. «Ειλικρινά, αυτό που παλιά μου έπαιρνε ώρες, τώρα το τελειώνω σε λιγότερο από πέντε λεπτά.»

Το πώς — και σε ποιο βαθμό — η τεχνητή νοημοσύνη μπορεί να αναδιαμορφώσει το επάγγελμά της παραμένει να φανεί, αλλά οι θέσεις εργασίας για διοικητικούς βοηθούς και γραμματείς μειώνονται εδώ και δεκαετίες. Το 2004, περίπου 3,5 εκατομμύρια άνθρωποι εργάζονταν σε αυτόν τον ρόλο — σχεδόν το 97% από αυτούς γυναίκες, σύμφωνα με τα δεδομένα της Current Population Survey. Είκοσι χρόνια αργότερα, ο αριθμός αυτός μειώθηκε στα 2,1 εκατομμύρια — παρά τη συνολική αύξηση του εργατικού δυναμικού κατά την ίδια περίοδο. Και εκτός από τους ιατρικούς γραμματείς και τους διοικητικούς βοηθούς — μια κατηγορία που προβλέπεται να αυξηθεί κατά 4% έως το 2034 χάρη στην ανάπτυξη του κλάδου της υγείας — οι οικονομολόγοι στο Γραφείο Στατιστικής Εργασίας των ΗΠΑ προβλέπουν μια συνεχιζόμενη πτώση στο επάγγελμα.

Το ποσοστό ανεργίας για τους εργαζόμενους σε γραφεία και διοικητική υποστήριξη — μια ευρύτερη κατηγορία που περιλαμβάνει επίσης λογιστές υπαλλήλους, εργαζόμενους στις ταχυδρομικές υπηρεσίες και άλλους — αυξήθηκε στο 4% σε σύγκριση με 3,6% τον Ιούνιο του περασμένου έτους, σύμφωνα με τα στοιχεία του Υπουργείου Εργασίας που δημοσιεύτηκαν την Πέμπτη, αν και το επίπεδο αυτό παραμένει χαμηλότερο από το συνολικό ποσοστό ανεργίας.

«Η συνολική εικόνα στα επαγγέλματα γραφείου και διοίκησης από πλευράς προβλέψεων για τους τελευταίους αρκετούς κύκλους είναι αυτή των τεχνολογιών που ενισχύουν την παραγωγικότητα, περιορίζοντας τη ζήτηση για απασχόληση», δήλωσε η Emily Rolen, επικεφαλής οικονομολόγος για το τμήμα προβλέψεων απασχόλησης στο BLS. Οι τεχνολογικές εξελίξεις — επεξεργασία κειμένου, μεταγραφή ομιλίας σε κείμενο, εργαλεία και εφαρμογές προγραμματισμού — μετέτρεψαν η καθεμία τα καθήκοντα των διοικητικών επαγγελματιών και συνέβαλαν στη συνολική πτώση.

Οι υπάλληλοι γραφείου και οι διοικητικοί εργαζόμενοι μπορεί να είναι πιο εκτεθειμένοι στην αντικατάσταση θέσεων εργασίας λόγω της τεχνητής νοημοσύνης από ό,τι άλλοι επαγγελματίες, επειδή «τους λείπει προσαρμοστική ικανότητα λόγω περιορισμένων αποταμιεύσεων, μεγάλης ηλικίας, σπάνιων τοπικών ευκαιριών και/ή στενού συνόλου δεξιοτήτων», σύμφωνα με μια έκθεση του Ιδρύματος Brookings που δημοσιεύτηκε τον Ιανουάριο. Περίπου το 86% αυτών των 6 εκατομμυρίων εργαζομένων είναι γυναίκες.

Πράγματι, περισσότεροι γραμματείς και διοικητικοί βοηθοί είναι 55 ετών και άνω σε σύγκριση με το ευρύτερο εργατικό δυναμικό (34% έναντι 23%), η διάμεση αμοιβή είναι χαμηλότερη από αυτή όλων των εργαζομένων στις ΗΠΑ (47.460 $ έναντι 49.500 $), και ένα απολυτήριο λυκείου είναι επαρκές για πολλούς ρόλους εισαγωγικού επιπέδου.

Αλλά αυτό που τα δεδομένα εργασίας δεν αποτυπώνουν — όπως επισημαίνεται στην έκθεση του Brookings — είναι η ικανότητα του ατόμου να πλοηγείται σε ένα μεταβαλλόμενο περιβάλλον, συμπεριλαμβανομένων διοικητικών βοηθών όπως η Danger, οι οποίοι λένε ότι «είναι πολύ πιο ικανοί από ό,τι νομίζουν οι άνθρωποι».

Η Danger φιλοξενεί μια διμηνιαία εικονική συζήτηση με καφέ για συναδέλφους μέσω της American Society of Administrative Professionals, μιας επαγγελματικής ομάδας που λέει ότι εξυπηρετεί περίπου 132.000 μέλη. Οι συμμετέχοντες σε μια συνεδρίαση του Μαΐου μοιράστηκαν τις περιπτώσεις χρήσης της τεχνητής νοημοσύνης: δημιουργία φυλλαδίων, εύρεση εστιατορίων για εκτελεστικές εκδηλώσεις, εύρεση λεζαντών για λογαριασμούς κοινωνικής δικτύωσης εργοδοτών, σύνταξη γλώσσας τυπικών διαδικασιών λειτουργίας και πολλά άλλα.

Αλλά παρά τη συνολική ατμόσφαιρα ενθουσιασμού, ορισμένοι συμμετέχοντες εξέφρασαν ανησυχίες, συμπεριλαμβανομένης της ασφάλειας δεδομένων και της έλλειψης ρυθμίσεων για την τεχνητή νοημοσύνη. Άλλοι τόνισαν ότι η τεχνητή νοημοσύνη δεν μπορεί, και δεν θα, αντικαταστήσει τη συναισθηματική νοημοσύνη και τις δεξιότητες οικοδόμησης σχέσεων που είναι χαρακτηριστικά γνωρίσματα ενός επιτυχημένου διοικητικού υπαλλήλου.

Η Fiona Young, ιδρύτρια της Carve, μιας επιχείρησης που εστιάζει στην εκπαίδευση εκτελεστικών βοηθών στην τεχνητή νοημοσύνη, λέει ότι έχει δει «μια τεράστια μετατόπιση στη ζήτηση» για τις υπηρεσίες της από το 2023. Η Young, πρώην εκτελεστική βοηθός η ίδια, λέει ότι έχει παραδώσει εκπαίδευση στην τεχνητή νοημοσύνη σε διοικητικούς επαγγελματίες παγκοσμίως, συμπεριλαμβανομένων των Google, Amazon, Uber, Salesforce και LinkedIn. Σύμφωνα με την εμπειρία της, οι εργοδότες θέλουν το προσωπικό να μπορεί να αξιοποιεί την τεχνητή νοημοσύνη — «όχι απλώς να την κατανοεί επιφανειακά, αλλά να τη χρησιμοποιεί ουσιαστικά ως αναπόσπαστο μέρος του τρόπου με τον οποίο οι άνθρωποι εργάζονται καθημερινά», λέει.

Η Oana Manolache παίρνει μια ακόμα πιο έντονη στάση. Η ιδρύτρια και διευθύνουσα σύμβουλος της Sequel.io, μιας πλατφόρμας που επιτρέπει στις εταιρείες να φιλοξενούν webinars στους δικούς τους ιστότοπους, έγραψε σε μια ανάρτηση στο LinkedIn πέρυσι: «Θα απολύσω οποιονδήποτε δεν χρησιμοποιεί τεχνητή νοημοσύνη».

Αλλά ακόμα και η Manolache λέει ότι η τεχνητή νοημοσύνη δεν θα μπορούσε να αντικαταστήσει την εκτελεστική της βοηθό, τη Stephanie Martinez.

Η Manolache λέει ότι η Martinez χρησιμοποιεί την τεχνητή νοημοσύνη για να «απελευθερωθεί» από εργασίες όπως η λήψη σημειώσεων και η προετοιμασία συσκέψεων, ώστε να εστιάσει στο «ανθρώπινο έργο» της οικοδόμησης της συνοχής της ομάδας, της λήψης αποφάσεων, της κατανόησης των σχέσεων των στελεχών με τους ενδιαφερόμενους φορείς και της ανάλογης επικοινωνίας.

Ίσως η τεχνητή νοημοσύνη θα μπορούσε να αντικαταστήσει τον «παραδοσιακό» βοηθό, αλλά «δεν αντικαθιστά αυτό που κάνει τώρα ένας εκτελεστικός βοηθός, καθώς ο ρόλος έχει εξελιχθεί», λέει η Manolache.

Η Martinez εργάζεται εξ αποστάσεως από το Ελ Σαλβαδόρ μέσω της Viva Talent, η οποία —σε ένα ακόμα παράδειγμα του μεταβαλλόμενου τοπίου για τον ρόλο— εκπαιδεύει και αντιστοιχίζει βοηθούς από τη Λατινική και τη Νότια Αμερική κυρίως σε εταιρείες τεχνολογίας με έδρα τις ΗΠΑ.

«Οι άνθρωποι που θέλουν πραγματικά να πετύχουν σε αυτόν τον ρόλο έχουν μια τεράστια ευκαιρία», λέει η Manolache. «Αυτό το άτομο έχει πρόσβαση σε πληροφορίες σε ολόκληρο τον οργανισμό.»

Για παράδειγμα, όταν η εταιρεία στόχευε να αυξήσει τα σχόλια πελατών σε μια πλατφόρμα αξιολόγησης λογισμικού, η Martinez, η οποία διαχειρίζεται τα περισσότερα τιμολόγια και τη χρέωση, προσέγγισε το πρόβλημα καινοτόμα. Αξιοποίησε την τεχνητή νοημοσύνη για να διαλογίσει όλες τις επικοινωνίες με πελάτες, να εντοπίσει καλούς υποψήφιους για αξιολογήσεις και να συντάξει emails προσέγγισης. Χωρίς την τεχνητή νοημοσύνη, «θα της έπαιρνε πάρα πολύ χρόνο για να το κάνει αυτό», λέει η Manolache, προσθέτοντας ότι αυτό απελευθέρωσε επίσης τη Martinez ώστε να «σκέφτεται δημιουργικά».

Αυτή η ελευθερία για τη στρατηγική εφαρμογή της τεχνητής νοημοσύνης είναι εξίσου σημαντική με την εκπαίδευση και την κατάρτιση, καθώς πολλοί βοηθοί ενδιαφέρονται να υιοθετήσουν την τεχνητή νοημοσύνη αλλά τους λείπει ο χρόνος και οι πόροι για να την ενσωματώσουν, λέει η Melissa Peoples, προπονήτρια εκτελεστικών βοηθών με έδρα το Ώστιν του Τέξας και πρώην εκτελεστική βοηθός ανώτατων στελεχών.

Η δυναμική των φύλων επιδεινώνει αυτή την πρόκληση σε έναν κλάδο που κυριαρχείται από γυναίκες οι οποίες συχνά συνεργάζονται με άνδρες ηγέτες, λέει η Peoples.

«Βλέπεις εκείνους που είναι πρώτοι υιοθετητές, που τα πάνε εξαιρετικά, που συνεργάζονται με πραγματικά ενδυναμωτικά στελέχη και μπορούν να κάνουν όλα αυτά τα πράγματα», λέει. «Και μετά βλέπεις την άλλη πλευρά αυτού, όπου κυριολεκτικά λένε στους βοηθούς, "Δεν είσαι αρκετά έξυπνος για να είσαι στο δωμάτιο. Απλώς φέρε μου τον καφέ μου."»

Με αποτελεσματική εκπαίδευση στην τεχνητή νοημοσύνη, οι διοικητικοί υπάλληλοι μπορούν να «βρουν τη φωνή τους» και «να έχουν μεγαλύτερο αντίκτυπο ώστε να προστατεύονται από αυτό που πρόκειται να συμβεί καθώς η αυτόνομη τεχνητή νοημοσύνη γίνεται πιο συνηθισμένη και πιο εύκολα προσβάσιμη», λέει η Peoples. 

Αυτή η ιστορία δημοσιεύτηκε αρχικά στο Fortune.com