Préparation à la protection des fonds et à la réconciliation dans le secteur des paiements au Royaume-Uni

Lors de l'événement Money20/20 Europe, les discussions autour de la conformité financière ont largement porté sur l'évolution du paysage réglementaire au Royaume-Uni. Roger Binks, Directeur commercial et marketing chez Kani Payments, a présenté les récentes recherches de l'entreprise sur la manière dont les sociétés de paiement gèrent les nouvelles exigences de la Financial Conduct Authority (FCA). À mesure que le contrôle réglementaire s'intensifie, le passage d'une supervision manuelle et périodique à des opérations quotidiennes entièrement automatisées est devenu une étape cruciale pour les prestataires de paiement.

1. Contexte et intentions : recueillir des informations de terrain sur le marché

Kani Payments a commandé l'étude « Safeguarding Readiness in the UK Payments Sector » afin de mieux comprendre les réalités opérationnelles auxquelles font face les sociétés de paiement sur le terrain. Kani gérant déjà un portefeuille établi de clients dans le secteur des paiements, l'entreprise s'appuie régulièrement sur les retours directs de ses clients et de ses contacts dans le secteur pour orienter le développement de ses produits. L'enquête a été conçue pour recueillir des données concrètes afin d'aider Kani à affiner et à améliorer ses solutions techniques.

2. La préparation du secteur et le fossé de confiance

La recherche a révélé un écart significatif entre le niveau de préparation que les entreprises revendiquaient et leur capacité réelle à passer un audit réglementaire. Alors que les nouvelles réglementations de la FCA en matière de protection des actifs clients (de type CASS) exigent un passage aux rapprochements quotidiens, de nombreuses entreprises accusent encore un retard.

Les données ont mis en évidence une contradiction manifeste sur le marché :

• La disparité de fréquence : un nombre surprenant de sociétés de paiement effectuent encore leurs rapprochements sur une base hebdomadaire ou mensuelle, plutôt que quotidiennement comme l'exigent les réglementations mises à jour.

• La baisse de confiance lors de la vérification : bien que plusieurs entreprises aient initialement affirmé être entièrement conformes aux nouvelles normes de la FCA, leur assurance a considérablement diminué lorsqu'on leur a demandé si leurs registres resteraient totalement exacts sous un contrôle réglementaire approfondi.

• La vulnérabilité aux audits : cet écart montre que si les entreprises souhaitent respecter les normes de conformité, elles ne disposent pas de la certitude opérationnelle nécessaire pour être véritablement prêtes à un audit au quotidien.

3. Le passage des projets ponctuels aux opérations intégrées

Binks a souligné que le plus grand risque auquel les prestataires de paiement seront confrontés au cours des 12 prochains mois est de traiter la conformité en matière de protection des fonds comme un projet temporaire plutôt que comme une exigence opérationnelle permanente. De nombreuses discussions dans le secteur se concentrent sur l'atteinte de la conformité comme une tâche « unique et définitive ».

En réalité, une protection efficace des fonds nécessite un changement permanent dans le mode de fonctionnement d'une entreprise. La conformité doit devenir un flux de travail intégré et continu qui s'exécute quotidiennement. La solution de Kani répond à cette problématique en aidant les entreprises à passer à un suivi quotidien automatisé, ce qui permet de gagner un temps précieux et d'avoir l'assurance que les registres internes sont exacts et pleinement conformes.

4. Renforcement de l'infrastructure : cartographie des processus et automatisation

Pour les organisations qui doivent encore améliorer leurs systèmes de protection des fonds, Kani recommande une approche pratique et progressive afin d'identifier et d'éliminer les failles opérationnelles.

• Cartographier le parcours de bout en bout : les entreprises doivent commencer par schématiser sur papier l'intégralité de leur processus de rapprochement actuel afin de visualiser la manière dont les données circulent au sein de l'organisation.

• Identifier les points de rupture et les points de défaillance uniques : les équipes doivent localiser les lacunes du système, telles que des logiciels déconnectés ou une dépendance excessive envers un seul employé détenant la connaissance exclusive d'une configuration de processus spécifique.

• S'engager pleinement dans des solutions automatisées : les organisations doivent opérer la transition de la saisie manuelle vers le traitement automatisé et s'y tenir, en dépassant les réticences opérationnelles pour faire confiance aux systèmes automatisés pour les rapports quotidiens.

Points clés soulignés par Roger Binks :

• Le retard dans les rapprochements : un nombre significatif de sociétés de paiement ne parviennent pas à effectuer des rapprochements quotidiens, s'en tenant à des calendriers hebdomadaires ou mensuels obsolètes, malgré les nouvelles directives strictes de la FCA.

• Le fossé de confiance en matière de conformité : bien que de nombreuses organisations affirment être alignées sur les nouvelles réglementations, leur confiance chute nettement lorsqu'elles sont évaluées sur leur préparation réelle à l'audit et sur l'exactitude de leurs données.

• Le risque lié à la mentalité de projet : traiter la protection des fonds comme un projet temporaire et ponctuel constitue la principale menace opérationnelle pour les prestataires ; elle doit être considérée comme un processus métier permanent et quotidien.

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